Утверждаю
Директор МЦ _______________
«…» …………….. 2024 г.

КАРТА ПРОЦЕССА
Управление информационными системами

Введен: Введен впервые 
Дата пересмотра: 2016г.	
Экземпляр: ___________________
	
Проверено и согласовано	Ф.И.О.	Подпись	Дата	
ПРСМК – Заместитель директора по медицинской части				
Заместитель директора по экономическим вопросам				
Менеджер по СМК – врач менеджер				
Разработано				
Начальник ИВЦ				

г. Алматы 2024 г.

Содержание

1 Назначение
2 Область применения
3 Нормативные ссылки
4 Термины и определения
5 Сокращения и обозначения
6 Ответственность и полномочия
7 Описание процесса
7.1 Планирование процесса
7.2 Входы процесса
7.3 Выходы процесса
7.4 Ресурсы, необходимые для функционирования процесса
7.5 Алгоритмическое описание (Блок – схема) процесса
7.6 Показатели процесса
7.7 Несоответствия, потенциальные несоответствия  и действия при их обнаружении
7.8 Записи
8 Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка
Приложения
Лист регистрации изменений
Лист ознакомления

1 Назначение

1.1 Настоящий документ устанавливает порядок выполнения процесса «Управление информационными системами» системы менеджмента качества Медицинского (Название центра)- (далее – МЦ/предприятие).
1.2 Цели процесса:
-	реализация стратегической цели предприятия по улучшению информационно-коммуникационного обеспечения производственных процессов и подразделений предприятия;
-	повышение уровня автоматизации внутренних процессов предприятия;
-	поддержание в рабочем состоянии и повышение надежности внутренней информационной инфраструктуры предприятия;
-	повышение результативности и эффективности процесса управления информационной безопасностью.
1.3 Задачи процесса:
-	определение потребности и инициирование совершенствования информационно-коммуникационного обеспечения предприятия;
-	мониторинг и изучение предложений на рынке компьютерной и оргтехники, а также программного обеспечения; 
-	внедрение в деятельность предприятия современных технологий, стандартов и методов повышения уровня информационной безопасности;
-	установление и внедрение порядка обслуживания, ремонта и замены компьютерной и оргтехники;
-	установление и внедрение порядка поддержки и обновления программного обеспечения;
-	внедрение и сопровождение новых программных продуктов, а также доработка существующего программного обеспечения для автоматизации решения внутренних прикладных задач по заявкам структурных подразделений предприятия;
-	администрирование сетей передачи данных.

2 Область применения

2.1 Настоящая карта процесса является внутренним нормативным документом предприятия.
2.2 Требования настоящей карты процесса распространяются на: 
-	Директора;
-	Заместителя директора по экономическим вопросам;
-	Информационно-вычислительный центр;
-	Планово-экономический отдел;
-	Бухгалтерию;
-	Все подразделения и всех сотрудников – пользователей информационно-коммуникационной системы предприятия.

3 Нормативные ссылки

3.1 В настоящем документе приведены ссылки на следующие нормативные документы:
-	ISO 9000:2015. Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
-	ISO 9001:2015. Системы менеджмента качества. Требования; 
-	ISO/IEC 27001. Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Системы управления информационной безопасностью. Требования.
-	Документация СМК МЦ (см. Контрольный перечень документация СМК предприятия).
Примечание: Список и действующие редакции нормативных документов, относящихся к процессу, определяются в соответствии с перечнем внешней нормативной документации, утверждаемым и актуализируемым на постоянной основе. Ответственность за определение, формирование и поддержания в актуальном состоянии данного перечня несет Владелец процесса в соответствии с требованиями документированной процедуры ДП-02.

4 Термины и определения

4.1 В настоящей карте процесса применяются термины и соответствующие им определения в соответствии с ISO 9000, ISO/IEC 27001, в том числе, приведенные в таблице 1.

Таблица 1. Термины и определения

Термин	Определение	
Процесс	Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует «входы» в «выходы»	
Владелец процесса	Должностное лицо, несущее ответственность за функционирование и результаты процесса	
Записи	Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельство осуществленной деятельности	
Критерии результативности процесса	Нормативные значения показателей результативности процесса	
Инфраструктура	Система зданий, сооружений, оборудования и служб, необходимых для деятельности предприятия	
Ресурсы процесса	Информация (документы), финансы, материалы, персонал, оборудование, программное обеспечение и другие средства, необходимые для выполнения процесса.	
Результативность 	Степень, в какой реализована запланированная деятельность и достигнуты запланированные результаты;	
Предупреждающее действие	Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации;	
Корректирующее действие	Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации;	
Сервер 	Аппаратное обеспечение, выделенное и/или специализированное для выполнения на нем сервисного программного обеспечения 	
Информационная система	Система обработки информации, включающая связанные с ней ресурсы, такие как людские, технические и финансовые, предназначенная для обеспечения информацией и распространения информации;	
Программное обеспечение	Совокупность программ, обеспечивающих функционирование вычислительных средств и их применение по назначению. По функциональному признаку ПО делится на системное и прикладное.	
Ремонт	Действие в отношении несоответствующей продукции, предпринятое для того, чтобы сделать ее приемлемой для предполагаемого использования	
Информация 	Значимые данные	
Документ	Информация и поддерживающий ее носитель.	
Защита информации	Комплекс мероприятий, направленных на сохранение конфиденциальности, целостности и доступности информации. В отдельных случаях  могут быть включены другие свойства, такие как аутентичность, подотчетность, неотторгаемость и надежность.	

5 Сокращения и обозначения

5.1 В настоящей карте процесса применены следующие сокращения и обозначения в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2. Сокращения и обозначения

№ п/п	Сокращения и обозначения	Полное название приведенных обозначений и сокращений	
1	ISO	International Organization for Standardization	
2	СМК	Система менеджмента качества	
3	ПРК	Представитель руководства по СМК	
4	ВП	Владелец процесса	
5	ДП	Документированная процедура	
6	КП	Карта процесса	
7	ИВЦ	Информационно-вычислительный центр	
8	ИТ (IT)	Информационные технологии	
9	ПО 	Программное обеспечение 	
10	СП	Структурное подразделение	
11	РСП	Руководители структурных подразделений	
12	КГЗ	Кабинет государственных закупок	
13	ПЭО	Планово-экономический отдел	
14	ОТ 	Охрана труда 	
15	ТБ	Техника безопасности	
16	КД	Корректирующие действия	
17	ПД	Предупреждающие действия	
18	ТМЦ	Товарно-материальные ценности	

6 Ответственность и полномочия

6.1 Владельцем процесса «Управление информационными системами» является Начальник Информационно-вычислительного центра. 
6.2 Ответственность за разработку настоящей карты процесса в соответствии с требованиями документированной процедуры: «Общие требования по разработке внутренних регламентирующих документов предприятия» (ДП-01) несет владелец процесса (лицо, назначенное владельцем процесса). 
6.3 Ответственность за управление настоящей картой процесса в соответствии с требованиями документированной процедуры «Управление документацией» (ДП-02) несут Владелец процесса и Менеджер по СМК.
6.4 Распределение ответственности и полномочий по выполнению требований настоящей карты процесса приведено в алгоритмическом описании процесса (п. 7.5).

7 Описание процесса
7.1 Планирование процесса

7.1.1 Процесс планируется в соответствии с:
-	Миссией, Видением, стратегическими целями, политикой и целями в области качества; 
-	политикой информационной безопасности предприятия;
-	стратегическими планами, долгосрочной программой развития (бизнес-планом);
-	комплексным годовым производственным планом предприятия, направленным на решение приоритетных задач на ближайшую перспективу; 
-	годовым бюджетным планом предприятия;
-	потребностями производственных процессов и на основе заявок от владельцев процессов и руководителей структурных подразделений.

7.2 Входы процесса

7.2.1 В таблице 3 установлены входы процесса, поставщики входов (потребитель, другая заинтересованная сторона или другие процессы предприятия), требования к входам (регламенты времени по подаче информации, требования к форме поступающих документов, по объему и срокам предоставления или другие требования). 

Таблица 3. Входы процесса 

№ п/п	Наименование входа	Поставщик входа	Требования к входам	
1	Законодательные и внешние нормативные документы	Органы государственной власти, МЗ РК	Актуальность, своевременная (по мере внесения изменений) публикация в республиканских СМИ, на официальных сайтах 	
2	Стратегический план, политика и цели в области качества, политика в области информационной безопасности, критерии результативности процесса, управленческие решения	Процесс «Управление предприятием» (КП ПУ-01)	Своевременное информирование об изменениях 	
3	Инвестиционные, инновационные планы		Согласование, информирование и ознакомление	
4	Выписка из плана финансово – хозяйственной деятельности		Не позднее 7 рабочих дней после утверждения	
5	Перечень основных средств 	Бухгалтерия	Полнота и актуальность информации 	
6	Основные средства (компьютеры, оргтехника, программное обеспечение, автоматизированные системы управления, сети передачи данных, средства связи)		Передача по акту приема – передачи. Предоставление сведений о вновь закупленном оборудовании	
7	Заявки на:
-	приобретение информационного оборудования, программного обеспечения;
-	ремонт оборудования,
-	обучение, консультирование по применению программного обеспечения	Заинтересованные подразделения
	Своевременность предоставления, полная информация, в виде Служебной записки, подписанной курирующим руководителем 	
8	Заявка на разработку (доработку) прикладного ПО, внедрение ПО.		Предоставление Технического задания 	
9	Приказы о приеме, перемещении, назначении, увольнении персонала, об отпусках, о поощрениях и взысканиях	Процесс «Управление персоналом» (КП ПП-01) 	В соответствии с процедурой «Делопроизводство» (ДП-08)	
10	Протокол заседания аттестационной комиссии, результаты аттестации		Не позднее 3-х после проведения аттестации	
11	Сведения об изменениях в нормативных требованиях. Методическое и информационное обеспечение, планы обучения персонала по вопросам охраны труда. График проверок. Предписания о выявленных нарушениях требований безопасности, охраны труда и/или охраны окружающей среды	Инженер по ТБиОТ	Актуальность, полнота нормативных требований.

Предоставление копии предписания	

7.3 Выходы процесса

7.3.1 В таблице 4 установлены выходы процесса, потребители выходов (потребитель, заинтересованная сторона или процессы предприятия), требования к выходам. 

Таблица 4. Выходы процесса 

№ п/п	Наименование выхода	Потребитель выхода	Требования к выходам	
1	Отчет по выполнению планов работ по поддержанию и развитию информационной системы, компьютерного оборудования, оргтехники, ПО.
Отчеты, справки по показателям результативности процесса	Процесс «Управление предприятием» (КП ПУ-01)	В соответствии с планами и графиками работ.
В соответствии с п.7.6 настоящей карты процесса	
2	Заявки на включение в бюджет перечня необходимого товара по курируемым статьям затрат		Обоснование потребностей, подписание служебной записки курирующим руководителем	
3	Акт выполненных работ (списание материалов). Дефектные акты 		До 3-го числа отчетного месяца	
4	Расходные материалы к оргтехнике	Все процессы СМК (все подразделения)	По мере необходимости	
5	Акт установки оборудования. Установка программы. Подключение к серверу. Обслуживание офисной техники		В соответствии с планами, графиками выполнения работ и требованиями заявок от структурных подразделений	
6	Заявки о потребности в кадрах, в их обучении	Процесс «Управление персоналом» (КП ПП-01)	По мере необходимости, в течение года.
Предоставление сведений о сроках последней проверки знаний работников 	
7	Сообщения об инцидентах	Инженер по ТБиОТ	В соответствии с процедурой «Обеспечение безопасности и охраны труда. Подготовка к аварийным и чрезвычайным ситуациям» (ДП-11)	
8	Отчеты по выполнению предписаний об устранении выявленных нарушений правил безопасности		в сроки, устанавливаемые предписанием, выполнение мероприятий в полном объеме	
9	Заявки об устройстве рабочих мест, обеспечении мебелью, обслуживании помещений, систем жизнеобеспечения 	Процесс «Управление инфраструктурой (здание, системы жизнеобеспечения)» (КП ПП-02)	Подписание заявок об обеспечении мебелью курирующим руководителем	
10	Сведения о количестве оргтехники, которые располагаются в зданиях 		Своевременный и полный перечень оргтехники	
11	Заявки на предоставление транспортных средств    		Указание маршрута и времени использования, подписание служебной записки курирующим руководителем автотранспортной службы	
12	Заявка о потребностях в товарах, работах и услугах	КГЗ	В соответствии с бюджетным планом, подписание служебной записки курирующим руководителем	

7.4 Ресурсы, необходимые для функционирования процесса

7.4.1 В таблице 5 установлены ресурсы, необходимые для функционирования процесса.

Таблица 5. Ресурсы, необходимые для функционирования процесса
№ п/п	Ресурсы	Ответственность за обеспечение	Требования к ресурсам	
1	Персонал 	Процесс «Управление персоналом» (КП ПП-01), ВП	Персонал в соответствии со Штатным расписанием и должностными инструкциями. Согласование и ознакомление с приказами	
2	Финансовые ресурсы	Процесс «Управление предприятием» (КП ПУ-01), ВП	Соответствие объемам работ, своевременное предоставление в соответствии с планами работ	
3	Помещения, мебель, системы жизнеобеспечения	Процесс «Управление инфраструктурой (здание, системы жизнеобеспечения)» (КП ПП-02), ВП	Обеспечение рабочего пространства необходимыми средствами и обслуживание в соответствии с заявками 	
4	Товары, работы и услуги 	ВП, КГЗ	В соответствии с заявками (по количеству, качеству и срокам)	

7.5 Алгоритмическое описание (Блок – схема) процесса

7.5.1 В таблице 6 приведено алгоритмическое описание (блок-схема) процесса «Управление информационными системами».

Таблица 6. Алгоритмическое описание (блок-схема) процесса 

Блок-схема	Описание действий	Ответственный	Исполнители	Регламентирующий документ	Записи	

Начало

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.7

1.8.1

1.8.2

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

КД/ПД

2.1.5

Нет

Да

1.6

Нет

Да

	1 Организация и планирование	
	1.1 Разработка целей в области качества, плана мероприятий по достижению целей в области качества.	ВП	ВП	Цели предприятия	Цели, план по достижению целей в области качества	
	1.2 Ведение учета составляющих ИС - ведение реестров установленного (системного и прикладного) ПО, лицензий и оборудования, учета движения и состояния компьютерного оборудования и ПО	ВП	ВП	Информационная политика	Реестр установленного ПО, лицензий и оборудования	
	1.3 Закрепление материальной ответственности, распределение зон эксплуатационной ответственности. 	Зам. ДЭВ	ВП	Стратегический план предприятия, Информационная политика	Соглашение о материальной ответственности	
	1.4 Определение потребностей и планирование развития корпоративной информационной инфраструктуры, внедрения новых программных и технических средств.	Зам. ДЭВ	ВП		Программа развития ИС, План работ, Служебные записки (заявки)

План-график обслуживания сетей и компьютерного парка	
	1.5 Определение и обоснование годовой потребности в ресурсах, оформление заявки. 					
	1.6 Согласование и подписание программы, планов и годовой заявки о потребностях в ресурсах.		ВП, ПЭО			
	1.7 Разработка планов и графиков обслуживания сетей и компьютерного парка.	ВП	ИВЦ			
	1.8.1 Организация и обеспечение выполнения работ в соответствии с требованиями охраны труда и охраны окружающей среды. 	ВП	ИВЦ, Инженер по ТБиОТ	ДП-11	Документация по охране труда	
	2 Выполнение	
	2.1 Закупка необходимых материалов, работ и услуг	
	2.1.1 Определение текущей потребности и составление заявок на обеспечение материалами, работами, услугами.	ВП	РСП, ВП	«Управление закупками» (ДП-09)	Служебная записка 	
	2.1.2 Организация и осуществление закупок (составление технических спецификаций, технических заданий, проекта договоров с поставщиками ИС, офисной техники, услуг и работ)	ВП, КГЗ	ВП, РСП, КГЗ		Техническая спецификация, договор	
	2.1.3 Приемка по количеству и качеству товаров, складирование, хранение и выдача, оприходование. Приемка результатов работ от поставщиков		ВП, РСП, КГЗ		Накладная, Акт приема – передачи. Дефектные акты. Служебная записка о несоответствии товаров/услуг. Корректирующие и/или предупреждающие действия.
	
	2.1.4 Поступающие товары/ результаты работ поставщиков соответствуют требованиям? «Нет»-п.2.1.5	ВП, КГЗ	ВП, КГЗ			
	2.1.5 Разработка и реализация корректирующих и/или предупреждающих действий					
	2.2 Эксплуатация и обслуживание ИС (оборудования и ПО) и оргтехники	
	
2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.78

2.2.8

2.2.5

2.3.1

2.2.6

КД/ПД

2.2.9

2.2.10

КД/ПД

2.3.21

2.4

2.5.1

2.5.21

2.5.4

2.5.3

Нет

Нет

Нет

Нет

Да

Да

Да

Да

2.2.1 Установка ПК и оргтехники на рабочих местах в соответствии с требованиями по их эксплуатации. Проведение сопутствующего инструктирования и консультирования пользователей.	ВП	ВП, специалисты ИВЦ	Технические паспорта оборудования 	Реестр установленного ПО, лицензий и оборудования	
	2.2.2 Создание в серверных помещениях условий, отвечающих требованиям.					
	2.2.3 Обеспечение наличия (хранение) технической документации компьютерного оборудования, ПО и оргтехники в рабочем состоянии.				Паспорта оборудования.
Записи в Паспортах оборудования	
	2.2.4 Разработка и ведение паспортов оборудования.					
	2.2.5 Техническое обслуживание сетей и оборудования. Обслуживание ПО (установка, тестирование, наладка, сопровождение и др.):
-	в соответствии с графиками профилактического обслуживания; 
-	планами-графиками проектов внедрения новых ИС и ПО;
-	по заявкам от подразделений; 
-	учет выполненных работ.				Журналы регистрации заявок, выдачи ТМЦ, регистрации заправки и ремонта картриджей. Акт выполненных работ	
	2.2.6 Осуществление контроля качества технического обслуживания. Мероприятия плана-графика соблюдаются, результаты соответствуют требованиям? «Нет» - п.2.2.7	ВП	ВП, специалисты ИВЦ	«Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)	Справка о выполнении мероприятий планов	
	2.2.7 Разработка и реализация мер коррекции и корректирующих действий. 		ВП		План КД
План ПД	
	2.2.8 Эксплуатация оборудования и ПО, создание и ведение баз данных в ИС. Соблюдение правил эксплуатации оборудования и ПО.	Руководители СП	Персонал СП	Правила эксплуатации		
	2.2.9 Проведение проверок соблюдения в подразделениях правил эксплуатации элементов ИС и требований информационной безопасности. Требования соблюдаются? «Нет» - п.2.2.10	ВП	ВП, специалисты ИВЦ	«Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)	План КД
План ПД	
	2.2.10 Разработка и реализация мер коррекции и корректирующих действий					
	2.3 Оценка состояния оборудования и программного обеспечения.	
	2.3.1 Осмотр и оценка состояния элементов ИС.	ВП	ВП, специалисты ИВЦ	Технические паспорта	Акт осмотра	
	2.3.2 Требуется ремонт (переустановка ПО) в специализированной организации? «Да» - п.2.4, «Нет» - п.3.1					
	2.4 Передача оборудования в ремонт (ПО на переустановку).			«Управление закупками» (ДП-09)	Акт приема-передачи. Записи в паспорте	
	2.5.1 Приемка результатов работ после ремонтов (переустановки ПО). 	ВП	ВП, специалисты ИВЦ			
	2.5.2 Результаты работ соответствуют требованиям? «Да» - п.2.5.3, «Нет» - п.2.5.4.				
Акт выполненных работ	
	2.5.3 Подписание акта и приемка в эксплуатацию.
					
	2.5.4 Выдача предписаний на устранение 
дефектов и повторная приемка работ – п.2.5.1
				Дефектный акт	
	
3.1

Да

Нет

3.3

4.1

КД/ ПД

Конец

3.2

4.2

3 Мониторинг, измерение и анализ показателей процесса	
	3.1 Формирование сведений о состоянии компьютерной техники, оргтехники, ИС Справок, отчетов о показателях результативности процесса (достижение целей, выполнение планов работ по внедрению и улучшению элементов ИС)	ВП	ВП, специалисты ИВЦ	п. 7.6 настоящего документа	Отчеты, справки.
Отчет – анализ процесса	
	3.2 Анализ результатов - соответствуют плановым значениям? Тенденции показателей - положительные?		ВП, специалисты ИВЦ	«Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)		
	3.3 Разработка корректирующих и/или предупреждающих действий				Планы корректирующих, предупреждающих действий	
	4 Улучшение	
	4.1 Установление новых целей, показателей и критериев результативности процесса	ВП, Зам. ДЭВ, Директор	ВП	ДП-05	Новые Цели и критерии результативности процесса	
	4.2 Разработка мероприятий по улучшению процесса (внедрению технологических и организационных инноваций).			Стратегия, политики предприятия	План мероприятий по улучшению	

7.6 Показатели процесса

7.6.1 В таблице 7 приведены показатели результативности процесса и методики определения их значений.

Таблица 7. Показатели результативности процесса и методики их расчетов

№ п/п	Наименование критерия (показателя результативности)	Методика расчетов 
(формулы расчетов)	Расшифровка значений формулы	
1	Показатель работы оргтехники	К раб.от=Nфакт. работ*100% /Nобщ. работ	Nфакт.от– количество работающей оргтехники
Nобщ.от– общее количество оргтехники	
2	Показатель работы ПО	К раб.по= Nфакт. работ
*100%/Nобщ. работ	Nфакт.по– количество работающих ПО
Nобщ.по– общее количество ПО	
3	Показатель выполнения плана по внедрению новых информационных технологий (ПО). 	К пл.внедр= Nфакт. 
*100%/Nпл	Nфакт.  – количество мероприятий, выполненных в отчетном периоде;
Nпл – количество мероприятий по плану внедрения новых информационных технологий в отчетном периоде	
4	Показатель своевременности выполнения мероприятий проектов по внедрению новых ИТ технологий	Ксвоевр.вн.=Nф.внедр.*100%/
Nпл.внедр.	Nф.внедр. - количество своевременно выполненных мероприятий по проектам внедрения ИТ технологий;
Nпл..внедр. количество мероприятий по планам-графикам внедрения ИТ технологий в отчетном периоде	
5	Показатель выполнения графиков обслуживания офисной техники, программного обеспечения	Кгр об.= Nфакт. *100% / Nпл.	Nфакт  – количество фактически выполненного технического обслуживания в отчетном периоде;
Nпл- – плановое количество технического обслуживания в отчетном периоде 	
6	Показатель выполнения заявок по обслуживанию офисной техники и программного обеспечения.	Кзв.= Nвып.зв*100% / Nзв.	Nвып.зв– количество выполненных заявок в отчетном периоде;
Nзв. – количество поданных заявок в отчетном периоде 	
7	Показатель качества выполнения заявок по обслуживанию офисной техники и программного обеспечения.	Ккач.зв.= Nзв кач*100% / Nзв.	Nвып.зв– количество заявок, выполненных без претензий к качеству результатов работ в отчетном периоде;
Nзв. – количество поступивших заявок в отчетном периоде 	
8	Показатель выполнения плана работы подразделения 	Квып пл= Nфакт. 
*100%/Nпл	Nфакт.  – количество мероприятий, выполненных в установленный срок в отчетном периоде;
Nпл – количество мероприятий по плану работы подразделения в отчетном периоде	
9	Показатель охвата подразделений медицинского центра сетью передачи данных, с доступом к Интернет	Кохв.=Nпр.сотр.*100%/Nуст.	Nпр.сотр. – количество рабочих мест, подключенных к сети передачи данных с выходом в Интернет в отчетном периоде;
Nуст – количество рабочих мест, подлежащих подключению к сети передачи данных в отчетном периоде	
10	Показатель выполнения целей в области качества	К.ц= Nр.ц х100%/ Nц	Nр..ц – количество достигнутых целей в области качества в отчетном периоде;
Nц – количество целей в области качества в отчетном периоде	

7.6.2 В таблице 8 приведен порядок мониторинга показателей результативности.

Таблица 8. Порядок мониторинга показателей результативности процесса

№ п/п	Наименование критериев	Ответственное лицо за сбор данных	Ответственное лицо за анализ данных	Частота анализа	Пределы допуска критерия	Форма регистрации	
1	Показатель работы оргтехники	ВП, специалисты ИВЦ	ВП, курирующий ИВЦ заместитель директора, Менеджер по СМК, ПРК, Директор	2 раза в год	90-100%	Отчет-анализ процесса	
2	Показатель работы ПО	ВП, специалисты ИВЦ		2 раза в год	85-100%	Отчет-анализ процесса	
3	Показатель выполнения плана по внедрению новых информационных технологий (ПО). 	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз год	80-100%	Отчет-анализ процесса	
4	Показатель своевременности выполнения мероприятий проектов по внедрению новых ИТ технологий	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз год	100%	Отчет-анализ процесса	
5	Показатель выполнения графиков обслуживания офисной техники, программного обеспечения	ВП, специалисты ИВЦ		2 раза в год	90-100%	Отчет-анализ процесса	
6	Показатель выполнения заявок по обслуживанию офисной техники и программного обеспечения.	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз в месяц, квартал, год	100%	Отчет-анализ процесса	
7	Показатель качества выполнения заявок по обслуживанию офисной техники и программного обеспечения.	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз в месяц, квартал, год	100%	Отчет-анализ процесса	
8	Показатель выполнения плана работы подразделения 	ВП, специалисты ИВЦ		2 раза в год	100%	Отчет-анализ процесса	
9	Показатель охвата подразделений сетью передачи данных, с доступом к Интернет	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз в полугодие, год	50-100%	Отчет-анализ процесса	
10	Показатель выполнения целей в области качества	ВП, специалисты ИВЦ		1 раз в полугодие, год	90-100%		

7.7 Несоответствия, потенциальные несоответствия и действия при их обнаружении

7.7.1 В таблице 9 приведены действия, предпринимаемые при обнаружении несоответствий, потенциальных несоответствий и управлении рисками.

Таблица 9. Действия при обнаружении несоответствий

№
п/п	Несоответствие	Действия	
1		Несоответствие показателей процесса нормативным значениям, несоответствия, выявленные при текущем мониторинге процесса со стороны исполнителей, при административном контроле, внутреннем и внешнем аудитах процесса	Выявление и установление причин, разработка и выполнение плана корректирующих действий в соответствии с требованиями процедуры «Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)	
2	Обнаруженные потенциальные несоответствия, внешняя информация Отрицательные тенденции показателей результативности процесса (п. 7.6) в течение 3-х месяцев в рамках нормативного значения	Выявление, разработка и выполнение плана предупреждающих действий в соответствии с требованиями процедуры «Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)	

7.8 Записи

7.8.1 В процессе формируются следующие записи (Таблица 10), которые должны управляться в соответствии с требованиями документированной процедуры «Управление записями» (ДП-03).

Таблица 10. Перечень записей 

№ п/п	Наименование	Форма записей	Ответственность за ведение записей	Хранение	Периодичность составления записи	
				место	срок		
1		Цели в области качества 
	в соответствии с ДП-01	ВП	ИВЦ	3 года	1 раз в год и по мере необходимости	
2		План мероприятий по достижению целей в области качества.
	Приложения 1 	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	1 раз в год и по мере необходимости	
3		Протокол производственных совещаний	«Делопроизводство» 	ВП	ИВЦ	5 лет	По мере необходимости 	
4		Соглашение о материальной ответственности	Типовая форма	Бухгалтерия 	Бухгалтерия	3 года	При приеме на работу	
5		Реестр установленного (системного и прикладного)
 программного обеспечения, лицензий и оборудования	Приложение 2	ВП 	ИВЦ	3 года	1 раз в год и, по мере необходимости	
6		Опись оборудования и ПО 	Типовая форма описи	ВП, Бухгалтерия	Бухгалтерия, ИВЦ	ДМН	1 раз в год и, по мере необходимости	
7		План работы подразделения,
План работ по развитию ИТ	Приложение 3	ВП	ИВЦ	3 года	1 раз в год, 1 раз в квартал	
8		Заявка на материалы, оборудование и ПО	Приложение 4	РСП	СП, ИВЦ	3 года	по мере необходимости	
9		План-график обслуживания сетей и ИВЦ	Приложение 5	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	1 раз в год	
10		Входящая, исходящая корреспонденция
Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции	«Делопроизводство» 	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	по мере необходимости	
11		Журнал регистрации заявок	Приложение 6-1	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	по мере необходимости	
12		Журнал учета выполнения работ по заявкам подразделений	Приложение 6-2	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	по мере необходимости	
13		Журнал выдачи ТМЦ	Приложение 7-1	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	по мере необходимости	
14		Журнал компьютерной техники, оргтехники и расходных материалов	Приложение 7-2	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	По мере необходимости 	
15		Журнал учета расхода заправочного материала (тонера)	Приложение 7-3	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	3 года	По мере необходимости 	
16		Журнал по учету ремонта и обслуживания оргтехники	Приложение 7-4	ИВЦ	ИВЦ	3 года	По мере необходимости 	
17		Журнал учета выполнения работы оператора ПЭВМ	Приложение 7-5	ИВЦ	ИВЦ	3 года	По мере необходимости 	
18		Отчет выполненных работ 	Приложение 8	ВП	ИВЦ	3 года	1 раз в квартал и по мере необходимости	
19		Дефектный акт	Приложение 9	ВП, специалисты ИВЦ	ИВЦ	5 лет	По мере необходимости	
20		Реестр учета дефектных актов	Приложение10			3 года		
21		План предупреждающих действий 	«Корректирующие и предупреждающие действия» (ДП-05)	ВП

	ИВЦ

	3 года

	По мере необходимости, в соответствии с п.7.7	
22		План корректирующих действий 						
23		Отчет - анализ процесса 	Приложение 11	ВП	ИВЦ	3 года	1 раз в месяц, квартал, год	
24		План мероприятий по улучшению 	Приложение 12	Курирующий заместитель директора, ВП	ИВЦ	3 года	По мере необходимости	

8 Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка

8.1 Пересмотр (актуализация), внесение изменений, хранение и рассылка настоящей карты процесса осуществляются в соответствии с требованиями документированной процедуры «Управление документацией» (ДП-02).
8.2 Оригинал настоящей карты процесса хранится у Менеджера по СМК. 
8.3 Сканированная версия настоящей карты процесса размещается на серверном компьютере предприятия в папке общего доступа.
8.4 Учтенные печатные копии настоящей карты процесса рассылаются, при необходимости, всем структурным подразделениям.

Приложения
Приложение 1
Форма «План по достижению целей в области качества»

Утверждаю
Должность (наименование)
______________И.Фамилия
«_____» _____________ 201___ г.

План мероприятий по достижению целей
в области качества_______________________________________________
(наименование)
на 20__год

№ п/п	Мероприятия	Срок выполнения и проверки	Ответственное лицо	Исполнители	Отметка о выполнении	Примечание	
Цель № 1: наименование цели	
1							
…							
n							
Цель № 2: наименование цели	
1							
…							
n							
Цель № n: наименование цели	
1							
…..							
n							

Составлено:__________________ _____________________ ______________________  _______________
		(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)

Согласовано:
__________________ ______________ ______________________  __________________
		(должность)		(подпись)	(Ф.И.О.)			(дата)

Приложение 2
Форма «Реестр установленного (системного и прикладного)
 программного обеспечения, лицензий и оборудования»

Реестр
установленного (системного и прикладного) программного обеспечения, 
лицензий и оборудования

№ п/п	Наименование ПО	№ лицензии	Структурное подразделение	Отметка об установлении	

Приложение 3
Форма «План работы по развитию ИТ (план работы ИВЦ)»

Утверждаю
Должность (наименование)
______________И.Фамилия
«_____» _____________ 20___ г.

План работы по развитию ИТ в МЦ (План работы ИВЦ)

№ п/п	Наименование мероприятий	Ответственный исполнитель	Срок исполнения	Форма завершения	Примечание
(перенос срока, причина невыполнения или др.)	
				Программа, график, отчет, справка и др.		

Подготовил: ____________________   ______________________  

Приложение 4
Форма «Заявкана материалы, оборудование и ПО»

Заявка
на материалы, оборудование и ПО
от _____________________

№ п/п	Наименование 
(материалы, оборудование и ПО)	Ед.                изм.	Кол-во	Технические требования	Срок приобретения (месяц)	Обоснование               Место установки	

Подготовил:____________________   ______________________  

		Приложение 5
Форма «План-график обслуживания сетей и ИВЦ»

Утверждаю
Должность (наименование)
______________И.Фамилия
«_____» _____________ 20___ г.
План-график обслуживания сетей и ИВЦ

№         п/п
	Объект работ	Содержание работ	Месяцы	Примечание	
			I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII		
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	

Подготовил: _________________________        ________________________ 
(Ф.И.О.)
Согласовано: _________________________       ________________________ 
(Ф.И.О.)

Приложение 6
Форма «Журнал учета выполнения работ по заявкам подразделений» 

Журнал учета выполнения работ по заявкам подразделений

№п/п	Дата заявки	Наименование объекта	Содержание заявки	Выполненные работы	Отметка о выполненных работах	Примечание (причина невыполнения)	
					Дата выполнения работ	Ф.И.О. и роспись исполнителя	Замечания по качеству	Ф.И.О. и роспись лица, принявшего работу		

Приложение 7-1
Форма «Журнал выдачи ТМЦ»

Журнал выдачи ТМЦ

№ п/п	Дата	Наименование	Кол-во	Ф.И.О. 
получившего ТМЦ	Подпись	
1	2	3	4	5		

Приложение 7-2
Форма «Журнал компьютерной техники, оргтехники и расходных материалов»

Журнал учета распределения компьютерной техники, оргтехники и расходных материалов

№ п/п	Наименование	Инвентарный номер	Характеристики	Сведения о местонахождении	ответственный 
	Подпись 	

Подпись начальника ИВЦ:_____________________
Подпись программиста:________________________

Приложение 7-3
Форма «Журнал учета расхода заправочного материала (тонера)»

Журнал учета распределения заправочного материала (тонера)

№ п/п	Дата
	Отделение	Количество/гр.	Ф.И.О.
принял	Подпись	

Приложение 7-4
Форма «Журнал по ремонту и обслуживанию оргтехники»

Журнал по ремонту и обслуживанию оргтехники

№ п/п	Дата	СП	Наименование объекта	Ф.И.О. Подпись
исполнителя	Ф.И.О. Подпись
принял	

Приложение 7-5
Форма «Журнал учета выполнения работы»
Журнал учета выполнения работы

№ п/п	СП	Наименование работы	Ф.И.О. подпись принявшего	

	
Приложение 8
Форма «Отчет выполненных работ»
Отчет  выполненных работ
_______________________________________________________
Наименование структурного подразделения
за __________ месяц/год 20____ г.

№ п/п	Наименование работ	Выполнение в %	Примечание	

Подготовил: _________________________    ________________________ 

Приложение 9
Форма «Дефектный акт»

Дефектный акт № _________

Комиссия в составе 
		 _______________________ ____________________________________________ 
					(должность) 		(Ф.И.О.)		
		_______________________ ____________________________________________ 
					(должность) 		(Ф.И.О.)		

Произвели осмотр ______________________________________________________________________________
(наименование объектов)
При осмотре было выявлено:

№ п/п	Наименование оборудования 	Инв. номер	Выявленные дефекты	Кол-во	

					

Заключение комиссии: ________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________

Необходимы для установки запасные части:
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен на предмет списания с подотчета:

_______________________ _______________ _____________________________ 
	(должность) 			(подпись) 		(Ф.И.О.)	
_______________________ _______________ _____________________________ 
	(должность) 			(подпись) 		(Ф.И.О.)	
_______________________ _______________ _____________________________ 
	(должность) 			(подпись) 		(Ф.И.О.)	

Приложение 10
Форма «Реестр учета дефектных актов» 

Реестр учета дефектных актов 

№ п/п	Дата записи	Объект	Номер дефектного акта	Дата акта	Результаты принятых мер по акту	Примечание	

	Приложение 11
Форма «Отчет – анализ процесса»

«Отчет – анализ процесса «Управление информационными системами» (КП ПП-05-2013)»
1 Таблица измерений показателей процесса
№ п/п	Месяц 	Показатели результативности процесса	
							
	Январь						
	Февраль						
	Март						
I	Квартал						
	Апрель						
	Май						
	Июнь						
II	Квартал						
	Июль						
	Август						
	Сентябрь						
III	Квартал						
	Октябрь						
	Ноябрь						
	Декабрь						
IV	Квартал						
Итого	За год						

2 Расчет показателей (в соответствии с методикой п. 7.6 карты процесса)
№
п/п	Наименование показателя результативности	Методика расчетов 	Расшифровка значений формулы	
1				
..				
n				

Выводы:– (заключение о результативности, причины не достижения запланированных показателей процесса заявление о необходимых последующих действиях (коррекция или разработка и выполнение плана корректирующих мероприятий), оценка корректирующих и предупреждающих действий (результативны или не результативны))

Сильные стороны		
		
Области для улучшений		

Ответственное лицо: _______________________ ______________ _________________«____» 20____г. 
			 (Должность)		(Подпись)		 (Ф.И.О.)
Рассылка: 	____________________ _______________________________ ________ «____» 20__ г.
			(Должность)		(Подпись)  		(Ф.И.О.)
____________________ _______________________________ ________ «____» 20__ г.
			(Должность)		(Подпись)  		(Ф.И.О.)

Приложение 12
Форма «План мероприятий по улучшению»

Утверждаю
Должность (наименование)
______________И. Фамилия
«_____» _____________ 201___ г.

План мероприятий по улучшению на 202___год
«Управление информационными системами» (КП ПП-05-2024)

№ п/п	Наименование мероприятий	Ожидаемые  улучшения, результаты	Срок исполнения	Ответственность	Исполнители 	Форма завершения	Отметка об исполнении	Примечание 
(перенос срока, причина невыполнения)	

Лист регистрации изменений

Номер изменения	Номера страниц	Всего листов в документе	Номера разделов, к которым относятся изменения	Описание изменений	Отметка о внесении изменений	
					Ф.И.О.	Подпись	Дата	

					

					

					

					

					

					

					

					

					

					

Лист ознакомления

№ 
п/п	Ф. И. О.	Должность	Дата	Подпись	
1					
2					
3					
4					
5					
6					
7					
8					
9					
10					
11					
12					
13					
14					
15					
16					
17					
18					
19					
20					
21					
22